RANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS SMS Studi Kasus di Jurusan D3 Manajemen Informatika Universitas Pendidikan Ganesha

Gede Rasben Dantes

Jurusan Manajemen Informatika FTK Undiksha

Abstrak 

Perkembangan  Information and Communication Technology (ICT) yang sangat pesat telah menyentuh berbagai aspek pendidikan. Salah satu contoh nyata adalah perkembangan teknologi informasi melalui SMS sudah begitu meluas di kalangan masyarakat dalam melakukan berbagai komunikasi yang tak lagi terbatas pada informasi yang bersifat pribadi. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut, melalui penelitiaan ini dikembangan sebuah sistem informasi akademik berbasis SMS. Pengembangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan salah satu  heavyweight methodology,  yaitu waterfall methodology. Rancangan dan mekanisme yang terjadi pada aplikasi sistem informasi akademik  berbasis SMS dibangun menggunakan  Unified Modelling Language (UML). Sistem ini memiliki empat aktor atau pengguna yang memiliki hak akses yang berbeda-beda. Sistem Informasi Akademik Berbasis SMS (SIA-SMS) ini dikembangkan dari sisi  client  (mahasiswa) dan dari sisi  admin  (administrator). Adapun tujuan pengembangan sistem ini adalah untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) Singaraja, khususnya  bagi mahasiswa jurusan D3 Manajemen Informatika.Di samping itu pula, melalui penelitian ini, diharapkan dapat dimasyarakatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) kepada seluruh masyarakat, khususnya civitas akademika di jurusan D3 Manajemen Informatika Undiksha. SIA-SMS ini akan dikembangkan secara bertahap sehingga dapat dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha, sehingga dapat tercapai peningkatan kualitas layanan pendidikan secara menyeluruh. 

Kata Kunci: ICT, SMS, UML, SIA- SMS

Pendahuluan 

Perkembangan ICT dewasa ini memberikan dampak yang sangat signifikan, khususnya terhadap dunia pendidikan.  Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja, sebagai salah satu instansi pendidikan,  berusaha secara optimal untuk mengimplementasikan ICT ke dalam lingkungan kampus. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah meningkatkan kualitas layanan pendidikan terhadap seluruh civitas akademika. Pengimplementasian ICT secara optimal sangat diharapkan oleh seluruh civitas akademika. Hal ini terbukti dengan seringnya terdengar keluhan dari mahasiswa. Mereka tidak bisa mengakses informasi akademik secara optimal di mana pun mereka berada. Sebagai contoh kecil, para  mahasiswa harus datang ke kampus hanya untuk melihat nilai hasil ujian, atau mata kuliah yang diremidikan. Uraian di atas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada sekarang ini tidak memberikan akses yang optimal terhadap seluruh civitas akademika. Diharapkan, nanti dapat dikembangkan suatu sistem yang  real time, sehingga seluruh civitas akademika bisa memperoleh informasi dengan mudah dan up-to-date. Melalui penelitian ini, akan dirancang sebuah sistem informasi skademik (SIA) yang berbasis ICT  (Information and Communication Technology). Sistem yang akan dikembangkan adalah SIA yang berbasis SMS. Mengapa harus SIA yang berbasis SMS? Seperti diketahui, khususnya di Bali, tidak semua orang dapat mengakses informasi melalui internet dengan mudah dan murah. Oleh karena itu, dikembangkanlah sebuah sistem yang berbasis SMS. Melalui sistem ini, pengguna dapat mengakses informasi melalui handphone yang mereka miliki di mana pun mereka berada (You can do it wherever you are). Penggunaan handphone dewasa ini lebih umum  (familiar) dibandingkan dengan penggunaan komputer. Hal ini disebabkan oleh harga  handphone lebih murah dan lebih mudah dalam pengoperasiannya. Melalui pengembangan sistem ini, diharapkan dapat diberikan layanan yang optimal kepada seluruh civitas akademika Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja, khususnya bagi mahasiswa D3 Manajemen Informatika di Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja. Sistem ini juga memberikan kesempatan kepada seluruh orang tua mahasiswa untuk memonitor  kemajuan prestasi anaknya, tanpa perlu harus meluangkan waktu untuk datang ke kampus.  Keamanan  (security) menjadi isu penting dalam pengembangan sistem ini, karena sistem berbasis SMS ini dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat, baik yang berkepentingan maupun tidak. Oleh karena itu, seluruh civitas akademika di Jurusan D3 Manajemen Informatika Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja pada khususnya dan masyarakat pada umumnya  (orang tua mahasiswa) akan diberikan PIN  (Personal Identification Number) yang akan di-generate secara otomatis oleh sistem.  Berdasarkan uraian tersebut, melalui penelitian ini diharapkan dapat dibuat suatu perangkat lunak SIA yang berbasis SMS. Secara eksplisit, dapat dirumuskan sebagai berikut: Bagaimanakah  rancangan dan implementasi sistem informasi akademik berbasis SMS dalam meningkatkan kualitas layanan pendidikan di Jurusan D3 Manajemen Informatika Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja? 

Untuk memberikan ketegasan dalam cakupan penelitian ini, perlu ditetapkan batasan penelitian sebagai berikut. (1) Informasi akademik yang dapat diakses melalui teknologi SMS adalah jadwal ujian, nilai ujian per 

mata kuliah, mata kuliah yang diremidikan, perkembangan prestasi akademik, serta hal-hal lain yang dianggap perlu dimasukkan dalam sistem informasi akademik berbasis SMS ini, yang akan dilakukan secara bertahap. (2) Untuk memberikan keamanan terhadap sistem ini, setiap mahasiswa di Jurusan D3 manajemen Informatika Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja diberikan PIN (Personal Identification Number). Sejalan dengan perumusan masalah yang diangkat, dapat dirumuskan beberapa tujuan yang ingin dicapai, antara lain  (1) dapat dirancang dan diimplementasikan sebuah sistem informasi akademik yang berbasis SMS di Jurusan D3 Manajemen Informatika, Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja; (2) terbentuknya sebuah sistem informasi akademik yang berbasis SMS, sehingga dapat meningkatkan  kualitas layanan pendidikan di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja, khususnya bagi mahasiswa Jurusan D3 Manajemen Informatika; dan (3) dapat mengenalkan secara tidak langsung teknologi informasi kepada seluruh civitas akademika, serta memberikan kesempatan untuk menggunakan kemajuan teknologi informasi yang ada sekarang ini. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap seluruh civitas akademika dalam pengaksesan informasi akademik secara optimal. Sistem ini merupakan salah satu usaha dalam meningkatkan pelayanan pendidikan sehingga diharapkan dapat meningkatkan kualitas pendidikan itu sendiri. Di samping itu, melalui penelitian ini diharapkan dapat dimasyarakatkan teknologi informasi dan komunikasi kepada masyarakat, khususnya civitas akademika di Jurusan D3 Manajemen Informatika Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja. Secara bertahap pula, SIA berbasis SMS akan dikembangkan sehingga dapat dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja, sehingga dapat tercapainya peningkatan kualitas layanan  pendidikan secara menyeluruh. Aplikasi SIA berbasis SMS adalah aplikasi yang mampu menerima SMS dari mahasiswa sebagai permintaan layanan, pengolahan data di server, pengambilan data yang diminta di basis data, mengirim kembali ke client dan melakukan pengisian basis data. 

Mahasiswa yang ingin mencari informasi akademik mengirim SMS request ke  server. Pesan dalam bentuk teks ini kemudian dipotong-potong berdasarkan adanya tanda spasi. Hasil potongan SMS itu meliputi username,  password, dan jenis request. Jika username  dan password mahasiswa benar,  server mengambil data ke basis data sesuai dengan permintaan mahasiswa. Setelah data didapatkan, server kemudian menyimpan data hasil permintaan mahasiswa ke dalam basis data, kemudian mengubah format SMS tersebut 

menjadi format PDU dan mengirim ke telepon seluler mahasiswa. Administrator adalah pengguna aplikasi yang mempunyai hak akses tertinggi. Tugas-tugas administrator  meliputi memanipulasi data operator, memanipulasi data mahasiswa, memanipulasi data dosen, memanipulasi data jurusan, memanipulasi data mata kuliah masing-masing dosen, memanipulasi indeks prestasi mahasiswa dan memanipulasi informasi terbaru dari jurusan. Dosen mempunyai tugas memanipulasi nilai UAS, UTS, tugas, remidial dan jadwal kuliah. Nilai-nilai yang akan dikirim oleh  server ke mahasiswa adalah nilai terbaru dari masing-masing ujian. Untuk mengakses aplikasi ini, dosen dilengkapi dengan username dan password supaya dosen hanya bisa memanipulasi nilai dan jadwal mata kuliah yang diampu.. Operator bertugas mengaktifkan aplikasi server. Selain mengaktifkan aplikasi  server, operator juga bisa melakukan  setting port server, mengirim sms dari server dan menampilkan laporan-laporan yang diperlukan. 

Metode

Rancangan dan mekanisme yang terjadi pada aplikasi SIA berbasis SMS dibangun menggunakan UML(Unified Modelling Language). Rancangan ini terdiri dari diagram use case dan activity diagram. Gambar 1 adalah diagram use case aplikasi SIA berbasis SMS. Aplikasi SIA berbasis SMS melibatkan empat pengguna system, yaitu mahasiswa, administrator, operator, dan dosen. Mahasiswa adalah pencari informasi akademik, yaitu indeks prestasi kumulatif dan indeks prestasi pada semester sebelumnya, nilai UAS, nilai UTS, nilai tugas, nilai remidial, jadwal kuliah, dan informasi terbaru jurusan. Selain mencari informasi akademik, mahasiswa juga dapat mengubah username  dan  password untuk keamanan ataupun untuk kemudahan mengakses informasi.

Hasil dan Pembahasan

Aplikasi SIA berbasis SMS adalah aplikasi desktop berbasis GUI (Graphical User Interface). Bahasa pemprograman yang dipakai untuk membangun aplikasi ini adalah Java. Penulis memilih bahasa Java karena bahasa Java adalah bahasa yang memiliki sifat multiplatform dan berbasis OOP (Object Oriented Programming) (CAS, 2003). Semua script Java ditulis melalui software aplikasi Netbeans versi 4.1. Software aplikasi Netbeans adalah editor Java sekaligus sebagai tempat design GUI aplikasi. Dalam Netbeans, struktur kelas dibagi menjadi beberapa paket. Pengelompokan file ini berfungsi untuk memudahkan dalam pengerjaan dan pengelolaan program. Secara garis besar, terdapat tiga paket dalam aplikasi ini, yaitu: paket yang khusus menyimpan kelas rancangan antar muka, paket yang khusus untuk melakukan kontrol, dan paket yang khusus untuk entity (HAR, 2003). Dalam manajemen data, penulis memilih Mysql sebagai basis datanya. Dalam pembuatan design basis data, digunakan software aplikasi Platinum Erwin 3.5.2 dan mysql control center, sedangkan perancangan laporan program ini menggunakan IReport 1.2.2
Untuk bisa menjalankan aplikasi ini, diperlukan software Java (dalam hal ini dipakai J2sdk1.4.2) yang sekaligus mencakup Java Runtime Enviroment (JRE). Selain j2sdk1.4.2, diperlukan juga file atau library tambahan untuk mendukung pembacaan port komputer. File tersebut adalah comm.jar dan win32com. Basis data yang dipakai adalah Mysql versi 4. file. Basis data disimpan di dalam folder data yang berada di bawah folder mysql. Aplikasi ini mampu dijalankan pada spesifikasi minimum Pentium III 500 Mhz dengan memory 128 MB. Pada komputer yang memiliki spesifikasi tersebut, aplikasi ini berjalan dengan stabil, tetapi dalam proses instalasi sedikit lambat. Aplikasi ini berjalan stabil dan lancar dalam komputer yang memiliki spesifikasi P4 1,7 Ghz dengan memory 256 MB.

Simpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi sistem informasi akademik berbasis SMS yang mengambil studi kasus pada jurusan D3 Manajemen Informatika Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja mampu mempermudah mahasiswa dalam mencari informasi akademik serta meningkatkan pelayanan pendidikan secara serta merta dapat meningkatkan kualitas kinerja lembaga.
Adapun kelebihan-kelebihan dari aplikasi ini adalah sebagai berikut. (1) Mahasiswa dapat dengan mudah mencari informasi indeks prestasi, jadwal mata kuliah, nilai UTS, nilai UAS, nilai tugas, remedial, dan informasi-informasi terbaru dari jurusan. (2) Mahasiswa dapat dengan cepat mengetahui informasi akademik. (3) Mahasiswa dapat mengetahui informasi akademik kapan saja dan dari mana saja. (4) Petugas penyedia layanan informasi akademik lebih mudah dalam melaksanakan tugasnya.
Daftar Rujukan
Braude, E. 2003. Software design from programming to architecture. United States of America: Jon Wiley and Sons INC.
Case Bradley, J. 2003. Programming with Java. New York: McGraw-Hill.
Eriksson, H. E. & Penker, M. 1998. UML Toolkit. New York: John Wiley & Sons, Inc.
Hariyanto, B. 2003. Esensi-esensi bahasa pemrograman Java, Bandung: Informatika Bandung
Haryanto, S. 2005. Kumpulan resep query menggunakan mysql. Jakarta: Gramedia.
Heywood, D. 1997. Microsoft TCP/IP: Konsep dan penerapan. Yogyakarta: Andi.
Imron, R. & Romzi. 2004. Membuat sendiri SMS gateway (ESME) berbasis protokol SMPP. Yogyakarta: Andi.
Indrajani. 2004. Pemrograman berorientasi objek dengan Java, Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.